结合Doit.im谈谈GTD中的几个清单

最近在读《清单革命》这本书，书中大量的引用的是医学界和航空业的案例，当医学界有了清单，就有了统一的标准，不会因为医生的个体化差异造成损害。飞行员有了清单，也可有效避免“无能之错”，有效的方法不一定复杂，有时候只是简单到一张清单而已。

做为GTD的践行者，读这本书并不是很陌生，因为自己每天都在依照清单处理自己的各种事物，GTD流程中的加工和组织就是针对清单的，最近接到很多学员和GTD实践者的咨询，很多是关于清单的，尤其是焦点集中在“下一步”、“项目”、“将来/也许”上，有的是搞不明白，有的是容易混淆，对于初次接触GTD的实践者来说，David Allen 的《搞定》里面的流程图可能很容易把大家搞晕，我结合最近的几次授课经验，把这些清单梳理一下，欢迎各位拍砖探讨。

开始说之前先啰嗦3个问题

首先，为什么拿Doit.im举例

Doit.im作为国产的GTD软件，很贴近GTD的思想，国内的用户也很多，虽然比起豪华的Ominifocus，还有一些地方不完善，但是我一直在用，用Doit.im容易增进清单的理解，当然Doit.im中的“下一步行动”清单估计也让很多人头晕，很多人困惑就困惑在这里。

其次，关于“下一步行动”长久以来的误解

最近邮箱和私信里很多朋友在咨询“下一步行动”是什么意思，不知道什么样的事情应该放在下一步行动里，而且在Doit.im里，有一个“下一步行动”清单。其实在David Allen的《搞定》中，“下一步行动”这五个中国字也出现在了两个不同的地方，一个是在清空收集栏的时候，也就是“加工”这个流程，需要做的就是对事情进行判定，这个事情的需要采取的下一步行动是什么？但同时，“下一步行动”这几个字也出现在了流程图的最后阶段，虽然在“下一步行动”后面标注了括号内容“需要尽快完成的行动”，但是这足以让人混淆了。

其实“下一步行动”，我们可以理解为“下一步要采取什么行动”，这其实就是对杂事的加工过程。

最后，有关于“项目”（任务）

项目Project，也称作任务，很多人想的很复杂，其实一件事情，只要多于两个步骤，就可以把他称作项目了。在《搞定》中，由于项目出现在这两个流程中，很容易将他当作清单来处理，其实，我们可以把项目单独拿出来，不和清单做混淆，这一点Doit.im就做的很棒，项目和清单其实是相互依存的关系，后续文章中再讨论。

在David Allen的《搞定III》（《Making it All Work》）中，把第二个环节从“加工”修改为“明确意义”，这个步骤主要的工作就是“清空收集栏”，将所有悬而未决的杂事做一个定义。

 

1、首先明确“做”与“不做”

垃圾：如果收集栏中的杂事经过思考后发现可以不做，那直接删除

将来/也许：（Someday/maybe):没明确的说不做，也可能不做，也可能做，但是即使做，也不是现在做，而可能是“猴年马月”的事情了，这种事情就可以放在这个清单里。举个例子：去西藏旅游，这个事情对于我来说，是一个有想法但是又不是那么迫切的事情。所以放在“将来/也许”清单里，如果未来哪天我对西藏特别渴望，这个事情就会立刻转化成“项目”

 

 

2、其次明确“自己做”还是“委派或授权给别人做”

等待wait：如果事情需要委派或授权给别人做，那就把这个事情放到等待清单里吧，授权不等于放权，放入等待清单里的目的，就是设置检查点，随时进行跟进。

 

3、最后自己做的事情要明确“立刻做”、“今天做”、“某日做”、“尽快做”

 

 

“立刻做”——2分钟原则：这个在任何一个GTD的软件中都没有这个清单，意思很明确，如果这件事情能在2分钟内做好，那就立刻去做，不要放到清单里，否则就复杂问题简单化了。别小瞧这个2分钟原则，真正做到不容易哦。举个最简单的例子，把拿出来的东西放回原位，这个事情绝对是2分钟原则，但是又有多少人能做到并养成习惯呢，怎么检查呢？看看自己的屋子有多乱就知道啦。

“今天做”——今日待办：今天需要完成的事情，放在这个清单里。在GTD的流程中并没有这个清单，但是这个清单对于我们却很重要，这是我特别喜欢Doit.im的一点，不仅有“今日待办”还有“明日待办”，将事情加工好，每天一打开Doit.im，就知道今天要做什么了。今天结束前，为明天做一个计划，将事情处理到“明日待办”清单，明天一打开Doit.im，这些事情就出现在“今日待办”里，今天要做什么就非常清楚了，而且这个不是一个孤立的清单，所有清单里的内容，只要轻轻一点击就可以放到”今日待办”清单，非常方便，这个对于每一个人都非常重要的。

“某日做”——日程：如果这件事情既不是今天要做的，也不是明天要做的，而是明确的某年某月某一天要做的事情，那就放在“日程”清单里吧。这样，你的脑子就不用记下来那么久远的事情了，时间到了，他就会自动出现在今日待办清单里，多好。例如：半个月前去Toastmaster参加活动，没有带钱包，身无分文的连家都回不去了。为保险起见，就找chairman借了50元。一般我们会半个月以后在见面，“还chairman50元钱”这件事情就被我放入了11月9日的日程里，在11月9日到来前，我既不会忘掉，也无需在时刻记着还钱这件事情了，11月9日到来的时候，这件事情自然会出现在“今日待办”里，试想一下，如果我们能这样处理事情，压力会不会小很多。

关于“日程”需要注意的地方

其实严格意义上讲“今日待办”“明日待办”都是日程的一部分，只是这时间是今天、明天、还是某一天的问题，这里要区分两种事情：

一种是有时间要求的事情，例如“上午10点开部门会议”、“14：50的火车”等，这个是有严格时间限定的。另一种是没有时间限定的，例如“给chairman50元钱”，这种事情只要在今天完成就可以了。

对于有时间要求的事情，其实是需要格外尊重的，一般来说，这种事情越多，一个人就显得越忙，压力越大，因为你的时间被限制住了。我会单独用Google日历来记录这类事情，这样通过以周、月为单位进行预览的时候，可以非常清晰的知道，自己这个星期、这个月哪些时间是空闲的，安排时间更为合理一些。所以，放在Doit.im日程里的，都是没有刚性时间要求的事件，这样会清晰一些。（个人习惯，仅供参考）

“尽快做”——ASAP清单

这个清单其实是造成误会最大的一个清单了。因为大家经常会把他叫做“下一步行动”清单，Doit.im里也是这样叫的，在《搞定》中，“下一步行动”出现在两个地方，一个的意思是“下一步需要采取什么行动”，另外一个意思就是“需要尽快完成的行动”，虽然在书中明确的定义了这个“下一步行动”指的是“ASAP——As Soon AS Possible”，但是这已经足矣让我们产生混淆了。就好比吉林省有个吉林市，当一个外地人谈到吉林的时候，很多人会想到吉林省，而吉林省内的人谈到吉林的时候，大多数是指吉林市。那我只说“吉林”，就足够让人头晕了，所以Doit.im中的“下一步行动”清单，实际是“ASAP清单”，@i徐七爷，应该有不少用户在这个问题上搞不懂吧。

如果把上面几个清单搞明白了，这个清单其实最容易，因为明确事情性质的时候，如果他不是垃圾，不是将来/也许,不是2分钟立刻做的，不是日程（含今日待办、明日待办），那就统统放到这个清单里吧。瞧这话多奇妙，“尽快”，有多快？自己琢磨吧。

通过这么一梳理，是不是清楚多了呢？附图一张，把整个文章做一个说明。

 

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